Lage forslag til skjema – som så sendes til leder for godkjenning:
Trykk på: «Skjemaforslag»
I vinduet som kommer opp: Trykk på «Nytt skjema» i menyen helt til høyre. Skjemanavn vil automatisk bli uke-perioden, men det er mulig å kalle det noe annet. Alle planlagte hendelser/avtaler fra Medarbeideren vil vise, men du kan skru av visningen.
Programmet vil automatisk legge inn 4 uker fra siste dato i forrige skjemaforslag. Men som nevnt er det naturlig å velge lengre perioder, sjekk hva som er avtalt i fellesrådet! Velg en tidsperiode. Perioder bør gå fra mandag til søndag.
Administrator har trolig tildelt deg en mal, da slipper man å velge mal, og under knappen «Bruk mal» vil det kun ligge den malen som gjelder for deg.
Hvis administrator ikke har tildelt deg en mal, vil TID automatisk legge inn den ukesmalen som ligger øverst i listen. Administrator vil ha lagt inn mange ulike maler. Tykk på knappen: «Bruk mal» oppe på oppgavelinjen og velg den malen som passer ut fra din stilling. Svar «Ok» på spørsmålet som dukker opp.
For å se hvilken mal som er brukt på et skjemaforslag, kan man holde musknappen over «Skjema brukt», da vil man også se ansettelsesforholdet.
Ferieuker og permisjoner som allerede er lagt inn i perioden vil vise, og du må ikke justere arbeidstid på dager da du har permisjon/ferie. Ferieuker bør ikke endres, men beholdes slik malen foreslår.
Spesielt for organister/kantorer/prester:
Dersom man har både ubundet og bundet tid (kantor/organist), så skal man legge inn kun den planlagte, bundne tiden. Malen for kantor/organist vil ta hensyn til dette, hvis man arbeider 35,5 timers uke, vil programmet da legge inn 5 dager med arbeid fra 0900-1440 – til sammen 28,4 timer. (Resten av arbeidstiden i uken, 7,1 timer, er ubundet arbeidstid).
Helligdager
Dersom det er noen «røde dager» som faller på mandag-fredag i perioden, så vil fellesrådet velge om programmet automatisk forventer at disse dagene er fri (forventet timetall i perioden vil bli justert ned) eller ikke. Faller de røde dagene på lørdag eller søndag, blir normaltimetallet uansett ikke justert.
Hvis fellesrådet har valgt at normaltimetallet skal justeres ned/automatisk fri (på røde dager):
Når du oppretter et skjemaforslag som går over en periode med «røde dager», og velger riktig mal for din stilling, vil timeantallet på høyre side stå med lik innsaldo og utsaldo (det kan være noen minutter hvis det er en ½ helligdag i perioden – f. eks. julaften).
De som ikke skal jobbe på «røde dager»:
Planlegger ukene som vanlig, uten arbeid på røde dager, man får ikke minustid selv om det ikke planlegges arbeid på disse dagene så lenge fellesrådet har valgt standard innstilling.
De som skal jobbe på «røde dager»:
Dersom man skal arbeide på en helligdag, legger man inn arbeid på den dagen, f.eks. 3 timer fra 1000-1300 på en gudstjeneste.
Programmet har allerede justert bort forventet time-tall/normaltimetall i perioden. Så administrator må da justere tilsvarende på fleks-saldo eller ubunden-tid-saldo, siden alt arbeid på røde dager utløser en egen betaling/eget tillegg.
Hvis fellesrådet har valgt at normaltimetallet ikke skal justeres ned/automatisk fri (på røde dager):
Hvis man ikke legger inn arbeid i det hele tatt på en helligdag, må administrator gi plusstid på flekssaldo eller tidssaldo tilsvarende det antall timer man vanligvis arbeider på denne ukedagen.
Hvis man legger inn arbeid, f.eks. en gudstjeneste fra 1000-1300, vil man få utbetalt helligdagstillegg for disse 3 timene. Men i tillegg må administrator gi plusstid for resten av dagen, siden man har krav på fri resten av dagen. Hvis en gudstjeneste som faller på en fredag er planlagt til 3 timer, og man vanligvis arbeider 7,1 timer på fredager, har man krav på 4,1 timer fri, disse timene må administrator legge til saldo.
Bruk knappen «Kopier til»:
Malene vil sjelden ligne på måten du arbeider på, så derfor kan du først justere en uke (den første uken – se nedenfor hvordan du gjør det) og så bruke knappen: «Kopier til» oppe på menylinjen. Da kan du kopier den samme ukeplanen til de ukene du ønsker innenfor arbeidsplans-perioden. Eller dersom du arbeider ulikt i ulike uker, kan du kopiere f.eks. til alle partallsuker, så justere en oddetallsuke og kopiere til alle oddetallsuker. Ikke kopier til uker der du har planlagt ferie.
Så kan du gå inn på hver uke for å planlegge, siden det er sjelden at ukene er identiske. Det gjør du slik:
Velg den uken du vil justere ved å klikke i uketallet til venstre. Høyreklikk på en arbeidsbolk en dag og trykk «Slett» dersom du ikke planlegger å arbeid den dagen. Eller før musmarkøren opp i høyre hjørne, et lite kryss vil dukke opp, og du kan klikke på det for å fjerne arbeidsbolken. For å kopiere en arbeidsbolk til en annen dag i uken: Hold nede CTRL-knappen mens du klikker på en arbeidsbolk og dra til ønsket dag.
For å legge til arbeid en dag: Trykk på en «Kategori» i menyen til høyre og dra den inn på en dato. Bruk kategorien «Arbeid inkl. pause» (hvis dere ikke har betalt pause) eller bare «Arbeid» (hvis pausen er betalt). Dette er avhengig av hva slags avtale dere har i ditt fellesråd. Dersom arbeidsbolken er mindre enn 5,5 timer, bruker man «Arbeid» også i fellesråd som ikke har avtale om betalt pause. Er det leir/weekend, bruker man «Leir». Kategorien «Fleks» skal IKKE brukes.
Merk at dersom du legger inn to arbeidsbolker på samme dag med pause mellom, og det er mer enn 9 timer mellom starttidspunkt på 1. bolk og sluttidspunkt på 2. bolk, betyr det at du søker om et «delt dagsverk». Daglig leder/administrator kan godkjenne eller avvise delte dagsverk.
Juster lengden ut fra hvor lenge du skal arbeide ved å:
enten: Klikke øverst eller nederst (på kanten) i en arbeidsbolk og dra den opp eller ned eller: Dobbelt-klikk på en arbeidsbolk for å skrive inn klokkeslett.
Dersom arbeidet man legger inn i skjemaforslaget bryter med Arbeidsmiljøloven (AML), vil det komme advarsler (røde utropstegn) nederst til høyre. Du kan sende inn søknad om en arbeidsplan selv om skjemaet bryter AML. Det er opp til sjef om forslaget blir godkjent eller ikke.
Informasjon til høyre
I kolonnen til høyre vil det vise en del tall, beregnet tid i planperioden.
Øverst oppe vil det stå den planlagte tiden i gjeldende uke og hvor mange timer som er planlagt i denne planperioden (ikke evt. ubundet tid for kantorer/organister) + Normaltid (hvor mange timer man reelt sett har betalt for/skal arbeide i denne perioden). Differansen mellom «Normaltimer» og «Periode» vil vise som «Planlagt mer/mindre-tid i planperioden», se under:
I kolonnen til høyre finner man:
Innsaldo = utsaldo fra forrige planperiode
Beregnet tid i planperiode (gul farge)
I planen (antall planlagte arbeidstimer i perioden)
- Per uke (gjennomsnitt per uke i planperioden)
-Planlagt mer/mindre tid (i planperioden)
- Ut-saldo – blir tatt med over til neste planperiode.
Beregnet tid i uken (blå farge - gjelder den konkrete uken man «står i»)
Så er det noe mer info:
- Dager med arbeid + Gjennomsnittlig ukearbeidstid.
- Info om beredskap i perioden. (Antall timer og antall dager). Er ikke aktuelt i fellesråd.
Knappen «Ekstra info» vil gi mer info om antall timer på ubekvem tid i perioden.
Dersom du har planlagt arbeid som bryter med arbeidsmiljøloven, vil du få en advarsel nederst i form av et rødt utropstegn. Programmet hindrer deg ikke å evt. planlegge på en måte som bryter med arbeidstidsbestemmelsene.
Du kan hele tiden lagre underveis. Når du vil tilbake til hovedsiden, klikk «Lagre og lukk». Du kan senere gå inn igjen og redigere forslaget (klikk på «Rediger skjema»), og lagre endringer. Når du mener at du har planlagt ferdig, trykk på «Send søknad» i menyen til høyre.
Programmet vil sjekke hva skjemaforslaget betyr for din «Ut-saldo». Dersom «Ut-saldo» blir over 30 timer i pluss/minus, vil den som sender skjemaet få en advarsel:
Man kan da velge å gå tilbake og endre, eller sende det slik det er (ved å trykke OK). Forslaget blir da sendt til leder/administrator for godkjenning. Etter at forslaget er sendt, kan du ikke lenger redigere.
Sjef/administrator kan enten godkjenne eller avvise skjemaforslaget. Du vil få en e-post når skjemaforslaget er behandlet. Sjef/administrator kan også lage et skjema for en arbeidstaker, og etter nødvendig prosedyre så godkjenne det.
Delt dagsverk
Når skjemaet er godkjent, kan du se hvor mange/hvilke delte dagsverk som er godkjent. Trykk på knappen «Vis delte dagsverk» – når du står i Skjemaforslag.
Det kommer da opp et nytt vindu som viser de delte dagsverk som er lagt inn i skjemaet i perioden, og om de er godkjent eller ikke, og evt. kommentar.
